Correo profesional con tu dominio

Hay negocios con una web impecable que siguen respondiendo desde una dirección de Gmail con números. El cliente no lo dice, pero lo ve: una dirección propia es la diferencia entre «una empresa» y «alguien que hace cosas». Y hay un problema más caro que la imagen: si pierdes el acceso a ese correo, pierdes el historial, las facturas y la recuperación de todas tus cuentas.

Qué cambia con [email protected]

• Confianza. El cliente compra a quien parece estable. Y con el correo pasan las facturas, los presupuestos y las reservas.
• Propiedad. El correo va con tu dominio, que es tuyo. Si cambias de agencia o de hosting, se puede mover.
• Recuperación de cuentas. La ficha de Google, la web y las herramientas se recuperan con ese correo. Si está a nombre de otra persona, no es tu cuenta.
• Verificación. Google Business y Search Console verifican por correo del dominio con más facilidad que con una cuenta personal.

Lo mínimo razonable: un buzón principal para ti, un alias para «info» o «reservas», y una copia que puedas exportar.

Cómo se monta (sin tecnicismos)

El correo no lo da el dominio: lo da un proveedor de correo. Hay tres caminos:

1. El correo que incluye tu hosting. Lo más barato y lo más cómodo al principio. La pega: si cambias de hosting, te llevas el correo contigo o lo pierdes, según cómo lo hayas montado.
2. Un proveedor independiente (Google Workspace, Microsoft 365 y similares). El correo deja de depender del hosting, gana herramientas y cuesta una cuota por buzón y mes.
3. Un buzón básico del registrador. Suficiente para una persona, incómodo cuando entran dos.

En los tres casos se cambian los registros MX del dominio, que son los que dicen a internet dónde entregar los mensajes. Es un cambio de cinco minutos que hace el proveedor; el riesgo no está ahí, está en no tener acceso al panel del dominio. Si el dominio lo gestiona una agencia, pide que te añada como contacto técnico: cómo hacer el traspaso sin perder nada.

Los tres registros que deciden si llegas

Cuando mandas un presupuesto y el cliente no contesta, a veces no es que pase de ti: es que el mensaje se ha ido a spam. Hay tres registros en el DNS que lo explican:

• SPF: dice qué servidores pueden enviar correo en nombre de tu dominio.
• DKIM: firma cada mensaje para que se pueda comprobar que no lo han manipulado.
• DMARC: le dice al receptor qué hacer si un mensaje no cumple lo anterior.

No hace falta saber configurarlos, pero sí exigir que estén: un correo profesional sin ellos acaba en spam con más frecuencia, sobre todo si envías a clientes con Gmail o Outlook. Pídeselo a quien monte el correo y compruébalo con un test de autenticación.

La migración: aquí se pierde la gente

Si el correo actual está en el hosting o en una cuenta que no controlas:

1. Exporta los buzones antes de tocar el DNS (archivo de correo o copia del proveedor).
2. Crea primero los buzones nuevos y comprueba que reciben.
3. Cambia los MX en el panel del dominio, uno a uno.
4. Avisa a los clientes habituales de la dirección nueva durante un mes, con reenvío desde la antigua.
5. Revisa a los 7 días: correo entrante, saliente, carpetas y firmas.

El error clásico es cambiar el hosting con el correo dentro sin exportar: los mensajes nuevos llegan, los antiguos ya no están. Y si trabajas con formularios, comprueba que el envío de la web sigue saliendo (y que no acaba en spam): qué hacer con el spam de los formularios.

Errores que se repiten

• Responder desde Gmail «en nombre de» el dominio: los clientes ven la dirección rara y algunos correos se marcan como sospechosos.
• No tener copia de seguridad del correo. El histórico es documentación del negocio: facturas, presupuestos, acuerdos.
• Un solo buzón para todo sin alias ni acceso compartido: cuando alguien está de vacaciones, el negocio se para.
• No saber quién tiene el DNS. Sin acceso al panel del dominio no puedes arreglar nada, ni el correo ni la web.
• Contratar el correo y olvidar el renovado. Una cuenta caducada rebota los mensajes y el cliente no recibe respuesta.

Cuánto cuesta

El correo se cobra por buzón y mes, y no lo cobra el registrador: pide el precio anual y compara. Un negocio de una o dos personas no necesita el plan más completo: necesita un buzón bien montado, alias para las direcciones públicas y una copia exportable. Y no pagues por almacenamiento que no vas a usar.

El dominio y el hosting van por otro lado: están explicados en la guía de dominio y hosting, con lo que cuestan de verdad y los errores al contratarlos.

Checklist antes de dar el salto

• El dominio está a tu nombre y tienes acceso al DNS.
• Existe un buzón principal y alias para info, reservas o facturas.
• SPF, DKIM y DMARC están configurados.
• Los buzones antiguos están exportados.
• El correo entrante y el saliente se prueban con un cliente real.
• La web envía los formularios a una dirección que lees.

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Si tu correo depende de una cuenta que no controlas, escríbenos y te decimos qué pedir y en qué orden. Y si la web está en la misma situación, empieza por los errores que más se repiten.